Zusammenarbeit mit ehrenamtlichen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern

1. Einrichtung/en

Hannöversche AIDS-Hilfe; www.hannover.aidshilfe.de

2. Autor/innen

Jürgen Maaß
Günter Hosbach
Barbara Krzizok
Hella von Unger

3. Wissenschaftliche Begleitung

Wissenschaftszentrum Berlin für Sozialforschung (WZB); Forschungsgruppe Public Health, Berlin www.wzb.eu

4. Präventionsmaßnahme, die qualitätsgesichert wurde

Im Mittelpunkt der Qualitätssicherung stand die Zusammenarbeit mit ehrenamtlichen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern in der Planung, Umsetzung und Nachbereitung von Präventionsaktionen und Öffentlichkeitsarbeit. Bei der Hannöverschen AIDS-Hilfe gibt es zwei Teams von ehrenamtlichen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern: die EA-Gruppe (die Aktionen für verschiedene Zielgruppen unterstützt) und das Safer Sex-Team (das auf die Zielgruppe schwule Männer/MSM spezialisiert ist).

5. Zielsetzung der Qualitätssicherung

Die Qualität der Zusammenarbeit mit ehrenamtlichen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern in der HIV-Primärprävention sollte gesichert werden.
Wir haben uns dieses Ziel gesetzt, weil die Zusammenarbeit mit ehrenamtlichen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern in der HIV-Prävention:
a) alle beteiligten hauptamtlichen Mitarbeiter/-innen der Hannöverschen AIDS-Hilfe betrifft und interessiert;
b) dieser Zusammenarbeit eine große Wichtigkeit für die Präventionsarbeit der HAH zukommt;
c) ein Handlungsbedarf bestand (z.B. gab es teilweise einen Mangel an Verbindlichkeit, Motivation, Disziplin und Klarheit über Zuständigkeiten und Verantwortlichkeiten), und
d) es aktuelle Entwicklungen gab, die neue Anforderungen mit sich brachten und gleichzeitig von uns als Chance zur Veränderung gesehen wurden (größere Anzahl neuer EAs, Übergang der Koordination eines der Teams).

6. Worin bestand der Nutzen der Qualitätssicherung?

Der Nutzen der Qualitätsentwicklung bestand vor allem darin, dass wir (als hauptamtliche Mitarbeiter/-innen) uns in der Beratung über bestimmte Aspekte der Zusammenarbeit mit ehrenamtlichen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern austauschen und verständigen konnten, z.B. über die aktuelle Situation, den grundsätzlichen Sinn und Stellenwert des Ehrenamts in der HIV-Präventionsarbeit, unsere Erwartungen an die Zusammenarbeit, sowie Probleme und Lösungsvorschläge. Die Ergebnisse dieser Diskussionen sind in unsere alltägliche Arbeit mit den ehrenamtlichen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern (EAs) eingeflossen und haben diese positiv beeinflusst.

Dieser Nutzen wurde dabei weniger über die schriftlichen "Produkte" erzielt, sondern vielmehr durch die Lern- und Bewußtwerdungsprozesse, die bei uns stattgefunden haben und in mündlicher Form an die EAs kommuniziert wurden. Zum Beispiel haben wir die Qualitätsstandards und die Idee der Qualitätsschleifen nicht in dieser schriftlichen Form mit unseren ehrenamtlichen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern (EAs) diskutiert, sondern mündlich besprochen und verhandelt.

Durch diese Diskussionen wurde ein Qualitätsentwicklungsprozess angeschoben, der es uns ermöglicht, kontinuierlicher gemeinsam zu reflektieren und unsere Erfahrungen im Sinne von "Qualitätsschleifen" zu nutzen. Außerdem sind die gegenseitigen Erwartungen an die ehrenamtliche Tätigkeit transparenter geworden, was zu einer verbesserten Zusammenarbeit geführt hat, von der alle etwas haben (Bsp. mehr Verbindlichkeit, mehr Fortbildungen für die EAs).

Die Qualitätssicherung hat Nutzen gebracht für

• die eigene professionelle Entwicklung
• die praktische Präventionsarbeit

die Zusammenarbeit im Team

7. Methodisches Vorgehen

Wir haben Qualitätsstandards für die Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung von Vorort-Aktionen mit Ehrenamtlichen entwickelt. Die Standards beschreiben die Abläufe, Arbeitsschritte, Verantwortlichkeiten und zeitlichen Komponenten in der Zusammenarbeit. Diese Standards wurden von uns (hauptamtlichen Mitarbeiter/-innen) auf der Basis unserer Erfahrungen über mehrere Treffen entwickelt und mündlich mit den EAs diskutiert. Das schriftliche Dokument (s. Material zum Download) wurde von uns nicht abschließend überarbeitet, da die wichtigsten Punkte in der praktischen Arbeit schon umgesetzt wurden. In diesem Zusammenhang haben wir auch das Konzept der Qualitätsschleifen diskutiert und ein Verfahren entwickelt, das die systematische Nachbereitung und Auswertung der Aktionen mit den ehrenamtlichen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern vorsieht sowie das Einfließen dieser Lern- und Erfahrungswerte in die Planung und Durchführung der nächsten Aktionen (siehe Flipchart-Foto).

Welche weitere(n) Methode(n) der Qualitätssicherung wurde(n) angewandt?
Erstellung von Qualitätsstandards

8. Ergebnisse der Qualitätssicherung

• Qualitätsstandards für die Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung der Aktionen
• Konzept der Qualitätsschleifen

Verfahren zur Nachbereitung:
Für die mündliche Auswertung der Aktionen auf den Nachbesprechungstreffen mit den ehrenamtlichen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern haben wir vier Fragen entwickelt:
1. Was lief gut?
2. Was hätte besser laufen können?
3. Was lernen wir daraus? (Fazit)
4. Wie setzen wir das Fazit um?
Die Ergebnisse dieser Nachbesprechung werden protokolliert und per E-Mail an allen EAs geschickt.

9. Erfahrungen und Tipps

Die gemeinsame kontinuierliche Reflektion gelaufener Aktionen und die daraus resultierenden Verbesserungsideen für folgende Aktionen ("Qualitätsschleifen") hat deutlichen Einfluss auf die Präventions- und Öffentlichkeitsarbeit genommen:

• Die gemeinsame kontinuierliche Fortentwicklung der Präventionsaktionen hat deren Qualität und Effektivität deutlich verbessert, wie u.a. aus Rückmeldungen der Zielgruppe zu erkennen ist.
• Die Ehrenamtlichen entwickeln selber Kenntnisse und Erfahrungen, wie Prävention effektiv und erfolgreich gestaltet werden kann, beispielsweise ist aus den Gruppen selbst die Erkenntnis gereift, dass der althergebrachte Tapezier-Info-Tisch absolut wirkungslos ist.
• Die Partizipation der Ehrenamtlichen in Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung hat deren Motivation und Verbindlichkeit deutlich gestärkt: Eigene Ideen werden vermehrt eingebracht, im Team besprochen und ggf. umgesetzt. Ehrenamtliche melden sich frühzeitig für Aktionen an und nehmen überwiegend auch zuverlässig daran teil.
• Die Protokolle und die Terminliste für geplante Aktionen binden auch diejenigen Ehrenamtlichen in den Planungsstand ein, die nicht an den Treffen teilnehmen konnten.

Zusätzlich zu den Qualitätsschleifen wurden in den ehrenamtlichen Teams weitere Standards etabliert:

• Inzwischen sind thematisch-inhaltliche Inputs regelmäßiger Bestandteil der Treffen,
• Ebenso wird auf die Aus- und Fortbildung der Ehrenamtlichen - entweder durch eigene Seminare oder die der DAH - geachtet.
• Die rechtzeitige Ankündigung von Präventionsaktionen über Terminlisten hat zu mehr Planungssicherheit geführt. Aktionen werden nicht "aus dem Ärmel geschüttelt", sondern sorgfältig im Team vorbereitet.
• Die Würdigung ehrenamtlicher Arbeit, z.b. durch eine Internet-Fotogalerie mit Bildern der Aktionen, Weihnachtsfeiern, Leckereien zu den Treffen u.ä. stärkt wirksam die Identifikation mit der Hannöverschen AIDS-Hilfe e.V. und der Präventionsarbeit.
• Das EA-Team hat zusätzlich weitere Untergruppen gebildet mit speziellem Fokus: Z.B. ein Team Monatsflyer, Team heterosexueller Präventionisten, Betreuergruppe u.a. Hier können zielgerichtete Aktionen im kleinen Kreis besser vor- und nachbereitet werden.