Open Space/ Offene Runden

Offene Runde für möglichst viele Personen zur gemeinsamen Problemlösung

Der Begriff Open Space kommt aus dem Englischen und bedeutet soviel wie "offener, allen zugänglicher Raum", der für eine (Groß-)Gruppe ab circa zehn Personen geschaffen wird. Bekannt wurde der Begriff durch Harrison Owen, der 'Open Space Technology', ein international anerkanntes Partizipations- und Entscheidungsverfahren, 1986 prägte. Owen verfasste auch eine Anleitung für die Durchführung von Großveranstaltungen.

Die ursprüngliche Methode der Dorf- oder Stadtversammlung ist in Europa bereits seit dem Mittelalter bekannt. In Deutschland wurde lange vor der Prägung des Begriffes durch Owen eine derartige Großveranstaltung von der Siemens AG mit dem Ziel, mehr Kreativität zu entwickeln, in München durchgeführt.

"Open Space ist eine organisierte Kaffeepause."

aus: http://www.bildung-zukunft-suedtirol.it/begriff_openspace.html (27.03.08)

Die Zielsetzung offener Runden ist, möglichst viele Personen für die Lösung komplexer individueller oder gemeinschaftlicher Probleme zu mobilisieren. Die Teilnehmer/-innen haben vor Ort die Möglichkeit, die Inhalte der offenen Runde zu bestimmen. Alle Teilnehmer_innen sind gleichberechtigt und Experten bzw. Expertinnen auf gleicher Augenhöhe.

Die Stärke der Open Space-Methode ist die Kreativität, zu der die Teilnehmer_innen durch die offene informelle Struktur angeregt werden. Es besteht die Möglichkeit zu einem hohen Ausmaß an Partizipation. Die Veranstaltungen sind durch Lockerheit und Spaß bei der Auseinandersetzung geprägt.

Voraussetzungen

• Geeignete Räume, in denen die Veranstaltung ungestört stattfinden kann
• Erfahrung in der Moderation/Begleitung von Gruppengesprächen
• Ein Höchstmaß an Beteiligung von den Teilnehmer_innen
• Ein Thema, das alle Teilnehmer_innen berührt.
• Ein Thema, das zu komplex ist, um von einer Person allein gelöst zu werden.
• Ein so dringendes Thema, dass sich viele Personen einbringen werden.

Anwendungsbereiche

In allen Phasen der Projektdurchführung einsetzbar (Bedarfserhebung, Interventionsplanung, Durchführung einer Maßnahme und Evaluation).

Ein Open Space eignet sich besonders gut, wenn

• der Zielgruppe ein Raum für Kreativität und Eigenständigkeit geboten werden soll.
• beim Problemlösen und Lernen Kooperation und nicht Rezeption im Vordergrund stehen sollen.
• es um ein Thema geht , dass alle Teilnehmenden berührt.
• ein Thema breit angelegt ist, wodurch Raum für Innovationen und kreative Lösungen entsteht.
• ein Thema zu komplex ist, um von einer Person allein gelöst zu werden.
• ein Thema so dringend ist, dass sich viele Personen einbringen werden.
• eine niedrigschwellige Methode benötigt wird, die es vielen Menschen ermöglicht, zur selben Zeit am selben Ort Innovationen bzgl. der eigenen Belange zu kreieren.
• selbstorganisiertes Lernen und Problemlösen in Gruppen gefördert werden sollen.
• es um eine Kultivierung der Kommunikation und Zusammenarbeit zwischen Gruppen oder Teilnehmer_innen geht.

Arbeitsschritte

Vorbereitungstreffen

1. Klärung der Leitfrage: Warum soll das Treffen stattfinden?

2. Erstellung eines Verlaufsplans

3. Klärung von Räumen, Material und Verpflegung

4. Dokumentation des Treffens

5. Verfassen der Einladung an die Teilnehmer_innen

Open-Space-Veranstaltung

1. Begrüßung der Teilnehmer_innen

2. Nennung und Einleitung des Themas

3. Beschreibung: Wie funktioniert Open Space?

4. Einladung zum Austausch / Eröffnung des Prozesses

5. Anliegen sammeln und Arbeitsgruppen bilden.

Phase der Divergenz: möglichst breites Denken und Kreativität.

6. Diskussion in und zwischen den Arbeitsgruppen.

Phase der Konvergenz: Prioritäten setzten und Handlungsbedarf identifizieren.

7. Umsetzung: Diese Phase folgt zwar nach der eigentlichen Veranstaltung, auf

dem Treffen sollten aber Ausblick und Handlungsplanung erstellt werden.

Nachbereitungstreffen

1. Bestandsaufnahme

2. Bewertung der Ergebnisse

3. Ausblick und Formulierung nächster Schritte

Aufwand

Zeit

• Die Veranstaltung kann zwischen einem halben und drei Tagen in Anspruch nehmen.
• Für einen Open Space Kongress werden zweieinhalb Tage als ideale Dauer angegeben.

Personal

• Je nach Größe der Gruppe werden eine Begleiterin bzw. ein Begleiter oder mehrere Begleiter_innen für die Durchführung benötigt.
• Dieselben Personen sollten an der Planung und Nachbesprechung teilnehmen.
• Bei sehr großen Gruppen müssen Personen beauftragt werden, die für Catering und Ordnung (Herrichten und Aufräumen der Räume) sorgen.

Material

• Pinnwände (Anliegenwand, Dokumentationswand, Wände für die Kleingruppen)
• Moderationskoffer
• Stifte und Papier zum Protokollieren
• Möglichkeiten zum Vervielfältigen und Festhalten der Ergebnisse (Laptop, ggf. Beamer, Fotoapparat, Kopierer)

Andere Kosten

• Sofern mehr Begleiter_innen als im Team vorhanden sind benötigt werden, müssen Honorare eingeplant werden
• Ggf. professionelle Begleitung, die im Open Space-Verfahren versiert ist
• Ggf. Mietkosten für Räume für sehr große Gruppen
• Ggf. Finanzierung einer Weiterbildung zum Begleiten eines Open Space
• Catering

Kurzanleitung

Vorbereitungstreffen

Klärung der Leitfrage: Warum soll das Treffen stattfinden?

• Der Bedarf nach Open Space kann aus einem einrichtungsinternen Klärungs- oder Innovationsbedürfnis erwachsen. Daraus folgen Leitfragen wie zum Beispiel: "Was können wir in Zukunft besser machen?", "Wie können wir angemessener miteinander umgehen?"
• Es kann ebenso gut darum gehen, mehr über die Bedürfnisse und Meinungen von externen Personen zu erfahren. Für die Planung, Konzeption und Bewertung von Angeboten bietet sich Open Space an, damit z. B. Nutzer_innen ihren Bedarf und ihre Ziele formulieren, damit das Angebot auf ihre speziellen Bedürfnisse zugeschnitten werden kann.

Erstellung eines Verlaufsplans

• Erstellung eines groben Zeitplans für die Veranstaltung.
• Klärung, wer einbezogen werden muss und wer als Begleiter_in in Frage kommt.

Klärung Räume, Material und Verpflegung

• Wenn die ungefähre Gruppengröße bekannt ist, müssen geeignete Räume für die Großgruppe und die Arbeitsgruppen gefunden und in Augenschein genommen werden. Räume für das Catering und Pausen sollten ebenfalls zur Verfügung stehen.
• Abschätzung des Bedarfs an Verpflegung und Absprache mit dem Caterer. Da wegen der offenen Form ganztags Essen und Getränke bereitgehalten werden müssen, sollte das Catering flexibel sein.
• Klärung der Technik: Welche wird benötigt, wie funktioniert sie und wer wird beim Open Space dafür verantwortlich sein?
• Überprüfung, ob die Materialien (z. B. Moderationskoffer) vorhanden und vollständig sind.

Dokumentation des Treffens

• Protokollieren des Treffens und der Agenda für die Veranstaltung.
• Evtl. Fotos des Vorbereitungstreffens erstellen.

Verfassen der Einladung an die Teilnehmer_innen

• Für die Einladung muss ein ansprechender Text verfasst werden und der einzuladende Personenkreis muss festgelegt werden.

Kurzanleitung

Open Space-Veranstaltung

Begrüßung der Teilnehmer_innen

• Die Teilnehmerinnen und Teilnehmer werden gebeten, in einer Runde Platz zu nehmen. Sie werden von den Begleiterinnen und Begleitern begrüßt.
• Jede_r hat die Gelegenheit, die anderen Mitglieder der Gruppe in Ruhe wahrzunehmen.

Nennung des Themas

• Das Thema wird skizziert. Es stand schon auf der Einladung und wird hier noch einmal erläutert.
• Dieses Thema kann auch in Form einer Leitfrage formuliert und bei Bedarf angepasst werden.

Beschreibung des Open Space-Vorgehens

• Den Teilnehmenden wird erläutert, dass Open Space eine Veranstaltung ist, bei der sie die Hauptpersonen sind. Sie sind diejenigen, die ihre Anliegen formulieren und Lösungsmöglichkeiten erarbeiten können. Es gibt dazu eine vorgegebene Zeit, die je nach Veranstaltung ein halber Tag bis drei Tage lang sein kann).
• Die Freiwilligkeit der Teilnahme wird an dieser Stelle betont. Jede/-r kann die Veranstaltung jederzeit wieder verlassen. Hier wird vom Gesetz der zwei Füße gesprochen: Jede/-r hat das Recht und die Pflicht, die Arbeitsgruppe zu verlassen, wenn man in ihr nichts mehr lernt bzw. nichts mehr beitragen kann.
• Die Form und der Ablauf (Plenum - Arbeitsgruppen - Plenum) wird beschrieben.

Einladung zum Austausch / Eröffnung des Prozesses

• Alle Teilnehmenden werden eingeladen, miteinander in den Austausch zu gehen.
• Es wird verdeutlicht, dass es keine Vorschriften für das Thema gibt und die Zeit selbst organisiert werden kann.
• Es gibt keine Extra-Pausen. Das Essen steht die ganze Zeit bereit. Nur für den Wechsel der Arbeitsgruppe müssen Zeiten festgesetzt werden, die den Besuch verschiedener Arbeitsgruppen ermöglichen.
• Es wird erläutert, dass der Zeit- und Raumplan gemeinsam erstellt wird. Jeder Teilnehmende kann daraus entnehmen, wann und wo eine Gruppe mit einem für sie bzw. ihn spannenden Thema stattfinden wird.

Für die Zusammenarbeit der Teilnehmer_innen gilt:

Alle Personen, die teilnehmen, sind die richtigen

Auch Unerwartetes ist richtig und wichtig

Jeder Zeitpunkt des Beginns ist der richtige

Aus Ideen werden Vorhaben!

Vorbei ist Vorbei - Vorhaben werden auf den Weg gebracht!

aus: www.wikipedia.org/wiki/Open_Space (download 31.03.08) http://en.wikipedia.org/wiki/Open_Space (download 31.03.08)

Diese ebenso einfachen wie pathetischen Sätze geben sehr anschaulich die Open Space-Philosophie wieder. Alle sind willkommen und eingeladen, den Prozess aktiv mitzugestalten. Selbiges gilt auch für die Regeln der Zusammenarbeit der Kleingruppen (s. folgenden Punkt).

Anliegen sammeln und Arbeitsgruppen bilden

• In dieser Phase der Divergenz sollte das Denken möglichst breit und kreativ sein. Die Teilnehmenden werden aufgefordert, ihre Ideen und all das, was ihnen unter den Nägeln brennt, möglichst knapp auf ein Blatt zu schreiben, der Gruppe vorzustellen und an einer so genannten Anliegenwand zu befestigen.
• Alle haben die Möglichkeit, sich bei den Themen einzutragen, die sie interessieren. In einer so genannten Marktphase verhandeln die Teilnehmenden darüber, wie viele Gruppen es geben soll, wo sie stattfinden und wie deren Anfangszeiten sind. Es ist eventuell auch zu klären, ob Themen zusammengelegt werden können.

Die Regeln für die Arbeit in den Gruppen werden erklärt:

Bring Dich ein!

Sei ehrlich!

Lass es geschehen!

Diskussion in und zwischen Arbeitsgruppen

• In dieser Phase der Konvergenz werden Prioritäten gesetzt und der Handlungsbedarf wird identifiziert. Diskussionen finden in den Arbeitsgruppen selbst und in der Kaffeepause zwischen den Arbeitsgruppen statt.
• Die Teilnehmenden können jederzeit ihre Arbeitgruppen wechseln. In der Diskussion der Arbeitsgruppen geht es in dieser Phase um Konsensfindung, Prioritätenbildung und die Identifikation von Handlungsbedarf, auch die Formulierung von Empfehlungen ist möglich. Die Ergebnisse der Kleingruppen werden protokolliert. Sie werden als Kopie an einer so genannten Dokumentationswand für alle Open Space-Teilnehmenden aufgehängt.
• Möglich ist auch ein abschließendes Plenum, bei dem die Ergebnisse aus den Diskussionen vorgestellt und diskutiert werden.

Phase der Umsetzung

Diese Phase folgt nach der eigentlichen Veranstaltung, auf dem Treffen sollte jedoch der Ausblick und die Handlungsplanung zur Umsetzung erstellt werden.

Kurzanleitung

Nachbereitsungsstreffen

Der Charakter dieses Treffens ist je nach Zeitfenster unterschiedlich. Wenn es direkt im Anschluss an die Veranstaltung stattfindet, werden die Weichen gestellt für die Phase der Umsetzung.

Wenn seit der Open Space-Veranstaltung einige Zeit vergangen ist, kann eine Bestandsaufnahme, Bewertung der zwischenzeitlichen Ergebnisse und eine Liste der Dinge erstellt werden, die noch umgesetzt werden sollen.

Bestandsaufnahme

Was ist bei der Open Space Veranstaltung beschlossen worden?

Bewertung der Ergebnisse

Was ist umgesetzt worden?

Ausblick und Formulierung nächster Schritte

Was sind die nächsten Schritte?

Achtung!

• Während des Open Space-Verfahrens werden viele kreative Impulse freigesetzt und Ideen formuliert. Wenn danach die Möglichkeit zur Umsetzung fehlt, ist von Open Space abzuraten. Dann ist es kontraproduktiv und die Teilnehmer_innen bzw. Mitarbeiter_innen verlieren das Vertrauen.
• Die Teilnahme muss absolut freiwillig sein, sonst besteht die Gefahr des Lamentierens.
• Vorsicht bei der Planung und Durchführung: Open Space hat weder eine typische Tagesordnung, noch festgelegte Aufgaben oder vorbestimmte Redner/-innen. Zuviel Strukturierung schadet dem offenen Prozess!
• Eine Open Space-Veranstaltung ist nicht für jede Fragestellung eine geeignete Methode. Sie ist ungeeignet, wenn die aktuelle Fragestellung einen zu niedrigen Komplexitätsgrad (Ja-/Nein-Frage als Leitfrage) oder zu wenig Brisanz hat. Unter Umständen könnte das Problem dann nämlich auch von einer Person allein gelöst werden.
• Nicht jedes Thema kann in offenen Gruppen thematisiert werden, beispielsweise bei "heiklen" oder "intimen" Themen empfiehlt sich ein besser geschützter Rahmen.
• Open Space ist ungeeignet, wenn bereits Lösungen angedacht sind bzw. in petto sind, die umgesetzt werden sollen. In den Open Space-Workshops werden individuelle Lösungen produziert, die von den bereits beschlossenen abweichen können. Damit wird die Veranstaltung ad absurdum geführt.

Weitere Besonderheiten

• Sich in Gruppen für ein Thema einzusetzen, bedeutet Mut und Engagement von den Teilnehmenden. Das führt dazu, dass sich engagierte Personen zu Wort melden.
• Komplexe Themen und Probleme können mit vielen Menschen bearbeitet werden.
• Menschen können durch die Teilnahme an einer Open Space-Veranstaltung für ein Thema gewonnen oder sensibilisiert werden.
• Im Idealfall kann aus einer Open Space-Veranstaltung eine Open Space-Organisation werden, in der jenseits von Hierarchien selbstorganisierte Gruppen für sie wichtige Themen bearbeiten.
• Open Space kann die Bildung von Ideen für Maßnahmen fördern und die Motivation steigern, sich für deren Umsetzung einzusetzen.
• Das Verfahren ist besonders gut für die Entwicklung neuer Konzepte, Methoden und Verfahren geeignet.
• Der Einsatz des Open Space Verfahrens kann in Gruppen dazu führen, dass ein bislang ungefordertes kreatives Potenzial schöpferisch eingebracht wird.
• Vor allem in Zeiten von Veränderungen kann Open Space nützlich sein, um Pfade der Neuorientierung zu skizzieren.
• Durch die Teilnahme können neue Beziehungen und Kontakte zwischen den Teilnehmer_innen entstehen.
• Open Space kann die Eigenständigkeit und Kooperationsfähigkeit der Teilnehmer_innen fördern.
• Im Idealfall bietet Open Space einen relativ 'herrschaftsfreien Schutzraum', in welchem Teilnehmer/-innen Wünsche, Vorstellungen und kreative Ideen ohne Angst vor Ressentiments einbringen können.

Die Open Space-Methode ist besonders geeignet für

• Lernprozesse, in die das Wissenspotenzial aller Teilnehmer_innen eingebracht werden soll (Denkgemeinschaft, 'think tank').
• Zielgruppen, für die eine herkömmliche Konferenzstruktur nicht angemessen ist.
• Zielgruppen, die in der Regel nicht zu Wort kommen. Open Space kann beispielsweise mit Kindern auf einem Spielplatz durchgeführt werden, wo in der Diskussion der Kinder Ideen gemeinsam produziert werden können, die durch eine einfache Befragung einzelner Kinder oder ihrer Lehrer, Eltern oder Erzieher keinen Raum zum Entstehen hätten.

Autor/-innen:
Block/Unger/Wright